- Champ d’application
Les présentes Conditions Particulières s’appliquent, en plus ou par dérogation des Conditions Générales et du Devis, lorsque le Client a passé commande auprès du Prestataire de Prestations administrative.
- Descriptif des Prestations
Les Prestations proposées par le Prestataire visent à accompagner le Client dans le domaine administratif. Selon les besoins, l’organisation et la taille du Client, les Prestations réalisées seront plus ou moins importantes et de durées variables.
Les Prestations peuvent notamment porter sur les domaines suivants, sans que cette liste soit limitative :
- Gestion des devis et de la facturation clients : élaboration, relance, suivi des impayés, transmission aux destinataires désignés (banque, expert-comptable, plateforme de facturation)
- Gestion de la relation fournisseurs : commandes, pointage des factures, suivi des livraisons, préparation des règlements
- Gestion des encaissements et rapprochements bancaires
- Gestion administrative et documentaire : classement, numérisation, constitution de dossiers, rédaction de notes et rapports
- Gestion du courrier et des communications
- Organisation d’événements
- Élaboration de tableaux de suivi et reporting
- Alimentation et gestion du CRM
- Recherche de partenariats
Préalablement au démarrage des Prestations, le Prestataire réalise une phase d’audit et de cadrage comprenant une réunion de découverte, un état des lieux de l’existant et la rédaction d’une Lettre de mission. Cette phase fait l’objet d’une facturation spécifique sur la base du temps passé.
Le Prestataire exécute les Prestations décrites dans le Devis et la Lettre de mission rédigée à l’issue de la phase de cadrage. La Lettre de mission précise notamment :
- Le périmètre détaillé des missions confiées
- Les outils et méthodes de travail retenus
- Les interlocuteurs désignés côté Client
- Le budget temps estimatif
Selon les missions confiées, le Prestataire remet au Client des livrables, tels que notamment : tableaux de bord, rapports d’activité, comptes-rendus de réunion, notes de synthèse, dossiers constitués.
- Modalités d’exécution
Le Client désigne un ou plusieurs interlocuteurs dédiés avant le démarrage des Prestations. Ces interlocuteurs sont habilités à transmettre les informations et documents nécessaires, valider les livrables et participer aux réunions de suivi. L’identité et les coordonnées des interlocuteurs sont précisées dans la Lettre de mission.
Le Prestataire est disponible par messagerie électronique ou par téléphone de 9h à 12h30 et de 14h00 à 17h30, du lundi au vendredi (hors jours fériés et mercredi). Toute intervention demandée par le Client en dehors de ces horaires et jours, ou en urgence, pourra donner lieu à une facturation supplémentaire sur la base d’un taux horaire majoré.
Pour faciliter la réalisation des Prestations ou dans une logique de travail collaboratif, le Prestataire pourra être amené à utiliser certains outils et plateformes. Le Prestataire pourra notamment utiliser un espace de stockage partagé (drive) dans lequel le Client dépose les documents nécessaires à l’exécution des Prestations, ou travailler directement dans le système d’information du Client (compte email dédié, CRM, outils de facturation, accès bancaires en consultation). Les outils retenus et les modalités d’accès sont précisés dans la Lettre de mission.
Lorsque le Prestataire est amené à travailler dans le système d’information du Client ou sur des outils du Client, ce dernier s’engage à lui fournir des accès dédiés, personnels et sécurisés.
Les Prestations seront réalisées, d’un commun accord entre les Parties, soit à distance, soit dans les locaux du Client. Lorsque le Prestataire intervient chez le Client, ce dernier s’engage à mettre à disposition du Prestataire un espace dédié à l’exécution des Prestations ainsi que les moyens nécessaires à leur exécution. Le Prestataire se conformera aux dispositions du règlement intérieur relatives aux règles d’hygiène et de sécurité en vigueur au sein desdits locaux. Le Prestataire sera accueilli aux jours et horaires d’ouverture de l’immeuble du Client mais fixera ses horaires de travail à l’intérieur de cette plage horaire.
S’il est prévu que le Prestataire réalise les Prestations en travaillant sur le système d’information du Client, le Prestataire se réserve la possibilité de conserver une copie sécurisée, en dehors du système d’information du Client, de tout ou partie des Prestations réalisées et des communications ayant lieu dans le cadre de l’exécution des Prestations, à des fins de sauvegarde de ses intérêts légitimes. Il s’engage toutefois à n’utiliser les éléments conservés qu’en cas de nécessité, par exemple à des fins de preuve devant une juridiction.
Si cela est prévu dans la Lettre de mission, un comité de suivi sera mis en place afin de suivre le bon déroulement des Prestations. Les membres de ce comité et le rythme des réunions seront définis dans la Lettre de mission. Chaque réunion donnera lieu à l’établissement par le Prestataire d’un compte-rendu lequel sera communiqué au Client. L’absence de retour du Client sur ce compte-rendu dans un délai de 10 jours calendaires à compter de sa réception vaut acceptation de son contenu.
Le Prestataire tient un tableau de bord des heures consacrées à l’exécution des Prestations, détaillant la nature des tâches réalisées et le temps passé par catégorie de mission. Ce tableau de bord est communiqué au Client lors des réunions de suivi ou sur demande, et sert de base à la facturation.
- Rédaction de contenus
Le Prestataire peut, lorsque cela est prévu au Devis, réaliser des prestations de rédaction de contenus (note, rapport, courrier, etc).
Ces contenus sont élaborés à partir des informations communiquées par le Client et des instructions qu’il fournit au Prestataire.
Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre ses meilleurs efforts pour produire des contenus de qualité.
Il appartient au Client :
-de relire, vérifier et valider les contenus proposés avant leur utilisation et leur diffusion ;
-de vérifier la conformité des contenus aux réglementations qui lui sont applicables.
Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des conséquences des contenus validés par le Client et diffusés sur instruction de ce dernier.
- Conditions financières
Sauf stipulation contraire dans le Devis, les Prestations sont facturées sur la base du temps réellement passé par le Prestataire, selon le taux horaire ou journalier défini dans le Devis. La facturation intervient à la fin de chaque mois civil, sur la base du temps effectivement consacré aux Prestations durant le mois écoulé, tel que relevé dans le tableau de bord visé à l’article 3.
La Lettre de mission et/ou le Devis peuvent prévoir un budget temps estimatif. Ce budget constitue une estimation prévisionnelle établie sur la base des informations communiquées par le Client lors de la phase de cadrage. Le Client est informé et accepte que le temps réellement passé puisse différer du budget estimatif, notamment en raison de la complexité effective des tâches, de l’évolution des besoins en cours de mission, ou de la qualité et de la disponibilité des informations fournies par le Client.
En cas d’écart significatif constaté ou prévisible entre le budget estimatif et le temps réellement passé, le Prestataire en informera le Client dans les meilleurs délais afin de convenir ensemble des ajustements nécessaires (révision du périmètre, révision du budget, priorisation des tâches).
Si le budget temps alloué par le Client s’avère insuffisant pour réaliser l’ensemble des missions prévues, le Prestataire en informe le Client et propose soit une révision à la hausse du budget, soit une priorisation des missions dans la limite du budget disponible, soit un report de certaines missions sur la période suivante. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de la non-réalisation de certaines tâches si le budget alloué ne permet pas de les accomplir, dès lors qu’il a informé le Client de cette situation.
- Obligations spécifiques du Client
Outre les obligations prévues aux Conditions Générales, le Client s’engage à :
- Fournir au Prestataire les accès dédiés et sécurisés nécessaires aux outils, systèmes et plateformes définis dans la Lettre de mission et maintenir ces accès opérationnels pendant toute la durée des Prestations
- Assurer, si nécessaire, la formation initiale du Prestataire sur les outils spécifiques du Client
- Valider les livrables dans un délai de 10 jours calendaires à compter de leur réception, l’absence de retour dans ce délai valant acceptation
- Participer aux réunions de suivi prévues dans la Lettre de mission
- Mettre en place les contrôles internes adaptés à son activité, notamment pour la validation des factures et opérations traitées par le Prestataire
Le Client s’interdit de communiquer au Prestataire des identifiants partagés avec d’autres utilisateurs ou des accès non sécurisés. Le Client demeure responsable de la gestion des droits d’accès accordés au Prestataire et s’engage à les révoquer à l’issue des Prestations.
- Limites des Prestations
Les Prestations du Prestataire sont des prestations d’assistance et de support administratif. Le Prestataire n’intervient pas en qualité d’expert-comptable, de commissaire aux comptes, de conseiller financier, juridique, fiscal ou de tout autre professionnel réglementé. Pour toute question relevant de ces domaines, le Client doit consulter les professionnels compétents.
Le Client est expressément informé et accepte que les opérations de pointage de factures et de rapprochement bancaires réalisées par le Prestataire consistent exclusivement en un contrôle formel portant sur la correspondance des dates, des montants et des références. Le Prestataire ne procède à aucune vérification de la réalité des prestations ou livraisons facturées, de la conformité des prix, ni de la cohérence économique des opérations. Il appartient au Client de mettre en place ses propres procédures de contrôle interne.
Si le Prestataire constate des anomalies apparentes dans le cadre de l’exécution des Prestations, il en informe le Client. Cette information ne constitue ni un audit ni un contrôle exhaustif.
- Durée
Si aucune durée n’est prévue dans le Devis et/ou les Conditions Particulières applicables, le Contrat est réputé être à durée indéterminée. Chaque Partie pourra ainsi librement sortir du Contrat moyennant le respect d’un préavis de 30 jours envoyé par lettre recommandée.
- Convention de preuve
Le Client reconnaît la validité et la force probante des échanges et enregistrements électroniques réalisés par le Prestataire et les outils qu’il utilise et accepte que lesdits enregistrements reçoivent la même force probante qu’un écrit signé de manière manuscrite. Toutes données et fichiers informatiques ou numériques enregistrés sur l’infrastructure informatique du Prestataire et les outils qu’il utilise feront foi pour la preuve des faits auxquels ils se rapportent.
- Indépendance des Parties
Les Parties demeurent des professionnels indépendants et ne sont liées qu’au titre et dans les conditions du présent Contrat.
Le Prestataire demeure libre de s’organiser comme il le souhaite pour exécuter les Prestations visées dans le cadre du présent Contrat.
Les dispositions du présent Contrat ne peuvent nullement être interprétées comme créant une quelconque société entre les Parties, ni un quelconque mandat, ni une quelconque subordination, ni une quelconque solidarité ou affectio societatis.
Ainsi, chacune des Parties s’engage à ne rien faire qui puisse induire en erreur un tiers à cet égard, ni prendre aucun engagement, ni offrir une quelconque garantie au nom de l’autre Partie.
- Réversibilité
En cas de cessation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le Prestataire s’engage à apporter son concours pour que le Client puisse poursuivre les Prestations sans rupture, directement ou avec l’assistance d’un autre prestataire.
Sauf indication contraire du Devis, le Contrat n’inclut pas de prestations de réversibilité au terme du Contrat ou en cas de résiliation anticipée.
Si le Client souhaite bénéficier de la réversibilité des Prestations, il devra en faire la demande expresse au Prestataire, ce qui donnera lieu à la signature d’un nouveau Devis et à l’établissement d’un plan de réversibilité comprenant les éléments à restituer ainsi que les modalités et la durée de l’assistance au Client.
Au cours de cette Prestation, le Prestataire apportera au Client l’assistance nécessaire durant la période pour faciliter la reprise ou le transfert des données, qu’elles soient reprises en interne par le Client ou confiées à un autre prestataire.
Le Prestataire transmettra au Client ou au nouveau prestataire les informations lui permettant de retrouver le niveau de compétence nécessaire à une reprise de Prestations sans rupture, étant entendu que le savoir-faire du Prestataire ainsi que tout élément protégé par un droit de propriété intellectuelle du Prestataire ou d’un tiers sont expressément exclus du champ de la réversibilité.
Dernière mise à jour le 29 décembre 2025